Hilfe & Support

Die Übersicht zeigt, was heute zu tun ist. Von dort führen die Kacheln direkt in passend gefilterte Vorgangs- und Nachrichtenlisten. Mit Strg+K öffnen Sie die Schnellsuche.

„Handlungsbedarf“ zeigt nur Vorgänge, die eine Reaktion erfordern – sortiert nach überfällig, dringend, heute fällig, eingegangener Antwort und Priorität. Favoriten stehen innerhalb derselben Stufe weiter oben, verdrängen aber keine dringenderen Fälle.

Im Abschnitt „Aufgaben“ haken Sie einen Schritt per Klick ab; ein erneuter Klick öffnet ihn wieder. Unter „Aufgabe ergänzen“ fügen Sie eigene Schritte hinzu. Jede Änderung erscheint im Verlauf des Vorgangs. Zuständigkeit und Wiedervorlage ändern Sie direkt rechts unter „Vorgangsdaten“; bei abwesenden Kolleginnen und Kollegen wird die Vertretung angezeigt.

Nachrichten in „Manuelle Prüfung“ brauchen eine bestätigte Zuordnung. Nach „Mit Vorgang verknüpfen“ erscheint die Nachricht unter „Neue Nachrichten“ mit dem Hinweis „Zugeordnet“ – es wird kein doppelter Vorgang angelegt. Nach der Zuordnung öffnet sich der Antwortentwurf direkt. Antworten werden vor „Als geprüft markieren“ angezeigt; es wird keine echte E-Mail versendet. Mit „Nächste offene Nachricht“ arbeiten Sie Nachrichten nacheinander ab, ohne zur Liste zurückzukehren.

Unter „Fristen“ sehen Sie alle Wiedervorlagen gruppiert nach Überfällig, Heute fällig, Diese Woche und Später – nach derselben Logik wie die Vorgangspriorisierung. Mit „Morgen“, „+1 Woche“ und „Erledigt“ verschieben oder schließen Sie eine Wiedervorlage direkt in der Liste – jede Aktion lässt sich sofort rückgängig machen.

In der Seitenleiste unter „Angebote“ verwalten Sie eingeholte Angebote. Aus einem Vorgang oder Objekt heraus springen Sie direkt zum passenden Angebot. Annehmen und Ablehnen erfordern immer einen Bestätigungsschritt; es wird kein Auftrag und keine Zahlung ausgelöst.

In der Seitenleiste unter „Vertretung“ sehen Sie, wer abwesend ist, wer vertritt und für welche Objekte eine befristete Vertretung gilt. Ein Klick auf „offene Vorgänge ansehen“ zeigt direkt die Vorgänge dieser Person.

Nicht jede Nachricht braucht einen Vorgang. KLARNEX ordnet jede E-Mail ein: „Vorgang nötig“, „Antwort genügt“ oder „Nur Information“. Unter Kommunikation → „Ohne Vorgang“ beantworten Sie kurze Fragen direkt oder nehmen Informationen zur Kenntnis – ohne dass ein Vorgang entsteht. Im Pilotbetrieb landen Antwortentwürfe in Ihrem Outlook-Ordner „Entwürfe“; Sie senden selbst.

Unter „Telefonie“ halten Sie Gespräche fest, planen Rückrufe mit Datum und ordnen die Notiz einem Vorgang zu – oder legen daraus direkt einen neuen Vorgang an. Fällige Rückrufe stehen in der Übersicht. Eine Telefonanlage ist nicht angebunden.

Neu eingegangene Dokumente ohne Vorgang zeigen auf der Dokumentseite einen Vorschlag. Mit „Zuordnen“ landet das Dokument im Vorgang und erscheint in dessen Verlauf.

Im Kontomenü zeigt das Änderungsprotokoll alle Aktionen aus allen Vorgängen. In der Vorgangsliste speichert „CSV“ die angezeigten Vorgänge als Datei für Excel – lokal, ohne Übertragung.

Objekte verbinden Einheiten, Kontakte, Dienstleister und Dokumente. Auf einer Objektseite wechseln Sie über die Objektauswahl im Kopfbereich direkt zu einem anderen Objekt.

Filtern Sie nach Objekt, Einheit oder Status. Fehlende Unterlagen werden getrennt von vorhandenen Dateien geführt, Rechnungen haben einen eigenen Zahlungsstatus. Auf der Dokumentseite setzen Sie ein Dokument direkt auf „Geprüft“, „Klärung nötig“ oder „Abgelegt“; die Änderung erscheint im verknüpften Vorgang.

Dies ist ein lokaler Prototyp mit erfundenen Beispieldaten. Ihre Änderungen bleiben in diesem Browser-Tab erhalten, auch nach dem Neuladen. Über das Kontomenü → „Demo-Daten zurücksetzen“ stellen Sie den Ausgangszustand wieder her; ein neuer Tab startet ebenfalls mit den Ausgangsdaten.

Die Rollenübersicht ist eine Vorschau. Eine echte Anmeldung und serverseitige Rechteprüfung sind im Piloten noch nicht enthalten.